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Ein wichtiges Element in einem CRM Programm ist das Webcontrolling. Dies bedeutet das hinsichtlich aller Internetaktivitäten eines Unternehmens die Kontrolle und Optimierung von Prozessen und der Prozess zur Analyse in die Tat umgesetzt werden. Das CRM Programm ist eine Software, die speziell an das Kundenbeziehungs-Management angepasst ist.
Durch diese Datenbankanwendung können Kundendaten beziehungsweise Kundenkontakte strukturiert beziehungsweise automatisiert erfasst werden. Hierdurch wird die Arbeit von Vertriebsmitarbeitern sehr erleichtert, denn die Daten im CRM Programm sind umfassend und permanent verfügbar.
Welche Daten das CRM Programm speichert, hängt natürlich von der Branche des Unternehmens beziehungsweise den expliziten Zielsetzungen des CRM ab. Hierzu können auf jeden Fall Adresse und weitere Kontaktmöglichkeiten, die komplette Kunden-Historie (E-Mails, Briefkontakte, Meetings, Telefonate), Angebote inklusive Bewertung der Realisierungschancen, abgeschlossene und laufende Aufträge sowie so genannte Lost-Orders (Aufträge, die an den Wettbewerb verloren wurden inklusive Angabe der Verlustgründe) gehören.
Weitere Datensätze, die ein CRM Programm speichern kann, sind, bezogen auf den Kunden, private, finanzielle, steuerliche, beziehungsweise Bildungs-Aspekte. Hinsichtlich der Kunden-Bildung können so Daten zu Abschlüssen, Zeugnissen, Ausbildung und Schulen gespeichert werden, bezüglich der Gesundheit, Behandlungen, Medikamente, Apotheken sowie Krankenhaus- und Arztbesuche), in Bezug auf die Finanzsituation, steuerliche Daten, Erbschaften, Versicherungen, Bonität, Zahlungsmoral, Schulden, Vermögen, Einkommen sowie bezüglich des Privatlebens so genannte Schwachpunkte, Trink- und Ess-Gewohnheiten, Vereinszugehörigkeiten, Mitgliedschaft in Studentenverbindungen, Teilnahme an Stammtischen, militärische Laufbahn, politische Interessen bzw. Richtung, Familie, Hobbys und gegebenenfalls Empfänglichkeiten).
Da es sich hierbei um sehr persönliche Daten handelt, muss man bei der Speicherung und Verarbeitung dieser Daten im CRM Programm absolut darauf achten, dass man auch bei der Gewährung von Zugriffsrechten den Datenschutz nicht aus den Augen verliert. Auch wenn im Geltungsbereich eines Datenschutzgesetzes Daten für das CRM Programm erhoben worden sind, die dann außerhalb des Geltungsbereichs dieses Gesetzes zur Anwendung kommen, gilt dies uneingeschränkt.
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